Les données collectées relatives aux Personne(s) Physique(s) sont :

Dans le cadre d’une procédure collective ou d’un mandat ad hoc, au sens de l’article L. 611-3 du code de commerce :

Données relatives au débiteur soumis à la procédure collective ou au bénéficiaire du mandat ad hoc, lorsque ceux-ci sont des personnes physiques :

• identité ; situation matrimoniale ; nationalité ; coordonnées personnelles et professionnelles incluant Carte d’identité ou Titre de séjour;

• activité exercée à la date du jugement qui a ouvert la procédure ;

• extrait d’immatriculation aux registres et répertoires mentionnés aux articles L. 526-7 et R. 631-8 du code de commerce ;

• numéro d’identification, tel que, par exemple, le numéro d’immatriculation au registre des commerces et des sociétés, à l’exception du numéro de sécurité sociale ;

• coordonnées bancaires dont RIB ;

• situation financière (situation des comptes, montant du chiffre d’affaires, derniers bilans d’exercice, situation de trésorerie, compte de résultat prévisionnel),

• dernières déclarations sociales et fiscales ;

• état chiffré des créances et des dettes ;

• état actif et passif des sûretés ainsi que celui des engagements hors bilan ;

• inventaire sommaire des biens du débiteur ou, si un patrimoine a été affecté à l’activité en difficulté, inventaire des biens affectés à l’exercice de cette activité ;

• le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.

  Données relatives aux associés de la personne morale faisant l’objet d’une procédure collective :

• identité ; coordonnées personnelles et professionnelles incluant Carte d’identité ou Titre de séjour ;

• montant du capital social et sa répartition ;

• registres des procès-verbaux d’assemblée générale et des conseils d’administration.

  Données relatives aux salariés du débiteur soumis à la procédure collective :

• identité ; situation matrimoniale ; nationalité incluant Carte d’identité ou Titre de séjour;

• coordonnées personnelles et professionnelles ;

• numéro de sécurité sociale, dans les conditions fixées par le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 précité et les délibérations susvisées de la commission en date du 9 décembre 2004 ;

• situation sociale des salariés (contrats de travail, créances salariales, ancienneté) ;

• bulletins de paie ;

• coordonnées bancaires ;

• fonction, pour les représentants du comité d’entreprise ou des délégués du personnel habilités à être entendus par le tribunal ayant ordonné la mesure ;

• le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.

• Données relatives aux créanciers :

• identité ; coordonnées personnelles et professionnelles incluant Carte d’identité ou Titre de séjour ;

• coordonnées bancaires.

• informations relatives aux déclarations de créances :

• montant de la créance due au jour du jugement d’ouverture avec indication des sommes à échoir et de la date de leurs échéances ;

• informations sur la nature du privilège ou de la sûreté dont la créance est éventuellement assortie ;

• éléments de nature à prouver l’existence et le montant de la créance si elle ne résulte pas d’un titre ou, à défaut, une évaluation de la créance si son montant n’a pas encore été fixé,

• modalités de calcul des intérêts dont le cours n’est pas arrêté ;

• indication de la juridiction saisie si la créance fait l’objet d’un litige.

  Données relatives aux contractants :

• identité ;

• coordonnées professionnelles ;

• coordonnées bancaires.

  Dans le cadre de l’administration provisoire d’une copropriété :

  Informations relatives à la copropriété pouvant contenir des données à caractère personnel :

• règlements de copropriété et modificatifs éventuels ;

• numéro de digicode de l’immeuble ;

• registres des procès-verbaux des assemblées générales ;

• contrats relatifs à l’entretien de l’immeuble ;

• carnet d’entretien faisant état de la date et de la nature des interventions pour l’entretien de la copropriété ;dossiers de mutations de la nature de l’affectation de l’immeuble ;

• diagnostics sur l’état de l’immeuble ;

• dossiers de travaux ;

• dossiers de procédures contentieuses ;

• situation de trésorerie à la fin du mandat ;

• grands livres comptables ;

• état des dépenses ;

• appels de fonds sur les dix dernières années.

• données relatives aux déclarations de créance :

• montant de la créance due au jour du jugement d’ouverture avec indication des sommes à échoir et de la date de leurs échéances ;

• informations sur la nature du privilège ou de la sûreté dont la créance est éventuellement assortie ;

• éléments de nature à prouver l’existence et le montant de la créance si elle ne résulte pas d’un titre (à défaut, une évaluation de la créance si son montant n’a pas encore été fixé) ;

• modalités de calcul des intérêts dont le cours n’est pas arrêté ;

• indication de la juridiction saisie si la créance fait l’objet d’un litige.

  
  Données relatives aux copropriétaires :

• identité ;

• coordonnées personnelles et professionnelles ;

• coordonnées bancaires ;

• numéros de lots et répartition ;

• le cas échéant, numéro d’identification attribué par le syndic, à l’exclusion du numéro de sécurité sociale ;

• état des dettes et créances (détail du fonds de roulement par copropriétaire, appels de fond, paiement) ;

• diagnostics relatifs aux lots privatifs ;

• contrats d’assurances et dossiers de sinistres ;

• le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.

  Données relatives aux salariés de la copropriété :

• identité incluant Carte d’identité ou Titre de séjour;

• coordonnées personnelles et professionnelles ;

• coordonnées bancaires ;

• numéro de sécurité sociale, dans les conditions fixées par le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 précité et les délibérations susvisées de la commission en date du 9 décembre 2004 ;

• situation sociale (contrats de travail, créances salariales, ancienneté) ;

• bulletins de paie ;

• le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.

  Données relatives aux contractants :

• identité ;

• coordonnées professionnelles ;

• coordonnées bancaires ;

• carnet d’entretien faisant état de la date et de la nature des interventions pour l’entretien de la copropriété.

  Données traitées dans le cadre de l’administration provisoire d’associa>ons :

  Informations relatives à l’association, pouvant contenir des données à caractère personnel :

• originaux des statuts d’origine et des modifications ;

• procès-verbaux des assemblées générales ;

• titres de propriété ;

• contrats d’assurance des actifs ;

• situation locative ;

• bilans ;

• situation financière ;

• déclarations fiscales ;

• relevés bancaires ;

• dossiers de prêt ;

• le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.

  
  Données relatives aux adhérents :

• identité ;

• coordonnées.

Données relatives aux membres du bureau ou du conseil d’administration :

• identité incluant Carte d’identité ou Titre de séjour;

• coordonnées ;

• fonctions ;

• mandats sociaux dont, le cas échéant, le mandat syndical ;

• parcours professionnel.

  Données relatives aux salariés de l’association :

• identité incluant Carte d’identité ou Titre de séjour;

• coordonnées personnelles et professionnelles ;

• coordonnées bancaires ;

• situation sociale (contrats de travail, créances salariales, ancienneté) ;

• numéro de sécurité sociale, dans les conditions fixées par le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 précité et les délibérations susvisées de la Commission en date du 9 décembre 2004 ;

• bulletins de paie ;

• le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.

  Dans le cadre de l’administration provisoire d’une société civile :

  Informations relatives à la société, pouvant contenir des données à caractère personnel :

• originaux des statuts d’origine et des modifications ;

• actes de cession de parts sociales ;

• procès-verbaux des assemblées générales ;

• titres de propriété ;

• contrats d’assurance des actifs ;

• situation locative ;

• bilans ;

• situation financière ;

• déclarations fiscales ;

• relevés bancaires ;

• dossiers de prêt ;

• le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.

  
  Données relatives aux associés :

• identité incluant Carte d’identité ou Titre de séjour;

• coordonnées personnelles et professionnelles ;

• répartition du capital entre associés ;

• le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.

  Dans le cadre de l’administration d’une société civile immobilière (SCI), données relatives aux locataires :

• identité ;

• coordonnées personnelles ou professionnelles ;

• état actualisé du paiement des loyers ;

• coordonnées bancaires ;

• contrats d’assurance souscrits ;

• le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.

  Données relatives aux salariés de la société :

• identité ;

• coordonnées personnelles et professionnelles ;

• coordonnées bancaires ;

• numéro de sécurité sociale, dans les condi4ons fixées par le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 précité et les délibérations susvisées de la commission en date du 9 décembre 2004 ;

• situation sociale (contrats de travail, créances salariales, ancienneté) ;

• bulletins de paie ;

• le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.

  Dans le cadre d’une expropriation :

  Données relatives au propriétaire exproprié :

• identité ;
• coordonnées.

Dans le cadre d’une expropriation pour laquelle le propriétaire exproprié est inconnu, données relatives au généalogiste mandaté aux fins de recherches du propriétaire :

• identité ;

• coordonnées ;

• coordonnées bancaires.

  Dans le cadre de l’administration provisoire d’une indivision, de la gestion d’une succession ou de la désignation en qualité de séquestre :

Documents contenant des données à caractère personnel :

• actes d’état civil ;
• livret de famille ;
• documents d’identité ;
• carnets d’adresse ;
• acte de notoriété ou attestation dévolutive ;
• tableau généalogique ;
• contrats de prestations de services ;
• contrats d’assurances ;
• relevés de situations de caisses retraite/mutuelle ;
• liste des établissements bancaires communiqués par FICOBA ;
• résultat de la consultation du Fichier central des dispositions de dernières volontés (FCDDV) ;
• testament et procès-verbal d’ouverture de testament ;
• déclaration de succession ;
• fiche immeuble/état hypothécaire/titre de propriété ;
• acte de partage ;
• attestation immobilière ;
• convocations et procès-verbal d’assemblée générale ;
• carnet d’entretien d’immeuble ;
• règlements de copropriété et modificatifs ;
• estimations ;
• inventaire, continuation d’inventaire et clôture d’inventaire ;
• relevés de charges et appels de fonds ;
• factures diverses ;
• bordereaux de situation fiscale ;
• conventions d’obsèques ;
• titre de concession cimetière ;
• contrats d’assurance-vie ;
• relevés bancaires ;
• relevés d’arriérages divers ;
• relevés de pension de retraite ;
• relevés de mutuelle ;
• titres de copropriété ;
• correspondances du syndic d’immeuble ;
• cartes grises ;
• déclaration d’impôts ;
• avis d’imposition ;
• factures diverses.
  
  Données relatives aux salariés du défunt :

• identité ;

• coordonnées personnelles et professionnelles ;

• coordonnées bancaires ;

• numéro de sécurité sociale, dans les conditions fixées par le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 précité et les délibérations susvisées de la Commission en date du 9 décembre 2004 ;

• situation sociale (contrats de travail, créances salariales, ancienneté) ;

• bulletins de paie ;

• le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.

  Données traitées dans le cadre de l’administration provisoire d’associations :

  Informations relatives à l’association, pouvant contenir des données à caractère personnel :

• originaux des statuts d’origine et des modifications ;

• procès-verbaux des assemblées générales ;

• titres de propriété ;

• contrats d’assurance des actifs ;

• situation locative ;

• bilans ;

• situation financière ;

• déclarations fiscales ;

• relevés bancaires ;

• dossiers de prêt ;

• le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.

Données relatives aux adhérents :

• identité ;
• coordonnées.

Données relatives aux membres du bureau ou du conseil d’administration :

• identité ;

• coordonnées ;

• fonctions ;

• mandats sociaux dont, le cas échéant, le mandat syndical ;

• parcours professionnel.

  Données relatives aux salariés de l’association :

• identité incluant Carte d’identité ou Titre de séjour ;

• coordonnées personnelles et professionnelles ;

• coordonnées bancaires ;

• situation sociale (contrats de travail, créances salariales, ancienneté) ;

• numéro de sécurité sociale, dans les conditions fixées par le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 précité et les délibérations susvisées de la Commission en date du 9 décembre 2004 ;

• bulletins de paie ;

• le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.

  Les données collectées relatives aux Personne(s) Physique(s) peuvent être également :

• des données relatives aux infractions, condamnations pénales ou mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses ;
• et dans les cas de représentation ou d’administration d’employeurs, le numéro de sécurité sociale des salariés, à des fins de gestion de la paie et dans les conditions fixées par le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 et les délibérations de la Commission n° 2004-096 et n° 2004-097 du 9 décembre 2004.

Chaque traitement de données personnelles mis en œuvre par FHBX s’appuie sur une base juridique précise :

• le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale ou réglementaire à laquelle FHBX est soumise ; c’est notamment le cas pour l’ensemble des traitements liés à lutte contre le blanchiment, et le financement du terrorisme, la lutte contre la fraude et le respect des Sanctions Internationales.
• le traitement est nécessaire à la gestion et à l’exécution des missions commerciales et civiles, de représentation et d’administration des personnes confiées par le juge judiciaire. A cette finalité, FHBX s’appuie sur les recommandations de la Norme Simplifiée NS-060 : Délibération n° 2017-291 du 16 novembre 2017 portant adoption d’une norme relative aux traitements mis en œuvre par les administrateurs judiciaires et les mandataires judiciaires en a_ente de la mise en place par la CNIL du référentiel RGPD.

Dans le cadre de la Gestion de la paie des salariés liés à la gestion et à l’exécution des missions commerciales et civiles, de représentation et d’administration des personnes confiées par le juge judiciaire, FHBX s’appuie sur les recommandations de la Dispense DI-002 : Délibération n°2004-097 du 9 décembre 2004 décidant la dispense de déclaration des traitements de gestion des rémunérations mis en œuvre par les personnes morales de droit privé autres que celles gérant un service public en attente de la mise en place par la CNIL du référentiel RGPD relatif à la Gestion de la Paie des personnels du secteur privé.

Dans le cas où certains traitements ne répondant pas aux fondements détaillés ci-dessus seraient mis en œuvre; la Personne(s) Physique(s) sera sollicité au cas par cas pour autoriser le traitement concerné au moment de la collecte de données ou au moment de la mise en œuvre dudit traitement.

Dans des cas exceptionnels, FHBX pourra mettre en œuvre des traitements de données basés sur la nécessité de sauvegarder les intérêts vitaux des Personne(s) Physique(s) placées, par l’autorité judiciaire, sous sa responsabilité ou de ceux d’une autre personne physique.

La Personne(s) Physique(s) est informée que les informations personnelles la concernant pourront être transmises aux destinataires suivants et pour les finalités suivantes :

• Le responsable de traitement et, le cas échéant, les membres habilités de FHBX, soumis à une obligation de confidentialité, peuvent accéder directement aux traitements.

Peuvent également être destinataires des données traitées :

• les membres de la juridiction ayant ordonné la mesure ainsi que tous les tiers autorisés dans le cadre de la mesure ;
• le procureur de la République ;
• les instances de contrôle de l’activité des professionnels prévues par la réglementation en vigueur.

Peuvent également être destinataires des données traitées, dans la limite de leurs attributions respectives et pour les seules données qui leur sont nécessaires :

Dans le cadre d’une procédure collective ou d’un mandat ad hoc, au sens de l’article L. 611-3 du code du commerce :

• Les instances représentatives du personnel : les représentants ou délégués du personnel, les comités d’entreprises et le Comité d’hygiène et de sécurité des conditions de travail ;

• Le représentant de l’Ordre pour les professions réglementées ;

• La direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail

  et de l’emploi (DIRRECTE) ;

• Les candidats repreneurs dans la limite des transferts de données personnelles hors UE ;

• le CNAJMJ, aux fins de mise en œuvre du portail électronique régi par les articles L. 814-2, L. 814-13 et R. 814-58-4 et suivants du code de commerce.

• La ou les nouvelles banques sélectionnées dans le cadre de la procédure ou du mandat ad ’hoc.

  Dans le cadre d’une expropriation, de l’administration d’une indivision ou d’une succession :

• L’autorité judiciaire en charge du dossier d’expropriation ;

• L’autorité expropriante et l’entreprise qu’elle a désignée pour l’opération immobilière ;

• Le généalogiste mandaté aux fins de recherches d’un propriétaire exproprié ;

• Les indivisaires ;

• Les notaires en charge de la succession ;

• Les héritiers.

  Dans le cadre de l’administration d’une association :

• La préfecture compétente et le ministère de l’intérieur, dans le cadre de leurs pouvoirs de contrôle prévus par la réglementation en vigueur.

Dans le cadre de l’administration provisoire d’une copropriété :

• le conseil syndical ;

• les copropriétaires

  Dans le cadre de la mise en œuvre du régime de garantie des salaires :

• L’Association pour la gestion du régime de Garantie des créances des Salariés (AGS).

L’ensemble des transferts de données intervient dans des conditions et sous des garanties propres à assurer la protection et la sécurité des données personnelles de la Personne(s) Physique(s). Ces données personnelles ne peuvent être vendues à des tiers.

Un transfert des données personnelles à d’autres fins que celles décrites ci-dessus ne peut intervenir qu’après accord exprès de la part de la Personne(s) Physique(s), celui-ci pouvant être retiré à tout moment.

Transfert des données personnelles hors Union européenne :

Les données personnelles peuvent, à l’occasion des opérations, faire l’objet d’une communication vers des prestataires établis dans un pays situé hors de l’Union Européenne et soumis à une législation différente de celle établie dans l’Union Européenne.

Ces entités exécutent pour le compte de FHBX certaines tâches matérielles et techniques indispensables à la gestion et à l’exécution des missions commerciales et civiles, de représentation et d’administration des personnes confiées par le juge judiciaire et aux finalités de traitement telles que décrites ci-dessus.

Ce transfert est encadré par les mesures appropriées de sécurité et de contrôle.

FHBX garantit un niveau de protection élevé des données personnelles et conforme à la réglementation en vigueur lors de leurs transferts.

Dans certains cas, ces sous-traitants peuvent être situés dans des pays ne faisant pas l’objet d’une décision d’adéquation rendue par la Commission européenne ; les transferts des données vers ces prestataires sont encadrés par des contrats-types conformes aux modèles élaborés par la Commission européenne.

Les données personnelles nécessaires à la gestion et à l’exécution des missions commerciales et civiles, de représentation et d’administration des personnes confiées par le juge judiciaire sont conservées en base active pendant la durée des missions.

A l’issue de cette durée de conservation, les données sont conservées au sein d’une base d’archives, pendant dix ans au maximum :

• pour respecter les obligation légales ou réglementaires auxquelles FHBX sont soumises ; c’est notamment le cas pour l’ensemble des traitements liés à lutte contre le blanchiment, et le financement du terrorisme, la lutte contre la fraude et le respect des Sanctions Internationales

et pour les fins suivantes :

• probatoire, en cas de contentieux, les données pouvant être conservées tant que les délais d’exercice des voies de recours ordinaires et extraordinaires ne sont pas épuisés;
• probatoire, en cas de contrôle, par des organismes habilités, du respect, par le responsable de traitement, de ses obligations.

A l’exception des données liées à la gestion de la paie nécessaires à l’établissement des droits des salariés liés à la gestion et à l’exécution des missions commerciales et civiles, de représentation et d’administration des personnes confiées par le juge judiciaire, notamment des droits à la retraite, qui peuvent être conservées sans limitation de durée.

Les données archivées ne sont consultées que de manière ponctuelle et motivée, par les membres du personnel individuellement et dûment habilités, et font l’objet d’une traçabilité